Softwarewechsel: Was Sie beachten sollten und welche Daten übernommen werden können

Ein Softwarewechsel ist ein bedeutendes Unterfangen, das eine gründliche Planung und eine gut durchdachte Strategie erfordert. Häufig stellen sich dabei zwei zentrale Fragen: Was muss bei einem Softwarewechsel beachtet werden? Welche Daten können aus dem alten System übernommen werden? In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen Überblick, wie Sie den Übergang erfolgreich gestalten und welche Daten sinnvollerweise migriert werden sollten.

Planung und Übergangsphase

Beim Wechsel einer Softwarelösung empfehlen wir eine Übergangsphase von 1-3 Monaten, in der das alte und das neue System parallel betrieben werden. Diese Phase bietet den Vorteil, dass Sie das neue System unter realen Bedingungen testen können, während das alte System noch zur Verfügung steht. So können Sie sicherstellen, dass die neuen Abläufe reibungslos funktionieren, bevor Sie vollständig umsteigen.

Schrittweise Migration:

1. Erste Tests mit komplexen Fällen: Beginnen Sie die Testphase mit einer kleinen Anzahl von komplexen oder arbeitsintensiven Datensätzen. Dies könnten z.B. Mitarbeiter mit variablen Arbeitszeiten oder besonderen Vergütungsmodellen sein. Prüfen Sie, ob die Bruttolohnabrechnung und alle relevanten Daten korrekt im neuen System abgebildet werden.
2. Erweiterung der Testgruppe: Wenn die ersten Tests erfolgreich verlaufen sind, können Sie schrittweise weitere Mitarbeiter und Prozesse in das neue System integrieren. Dies erlaubt es, nach und nach das gesamte Unternehmen auf das neue System umzustellen, ohne das Risiko eines Totalausfalls.
3. Vollständige Umstellung: Sobald alle Tests abgeschlossen und erfolgreich verlaufen sind, können Sie die komplette Umstellung vollziehen und das alte System deaktivieren.

Datenübernahme: Was wird migriert?

Bei einem Softwarewechsel konzentrieren wir uns auf die Übernahme der Mitarbeiter- und Kundenstammdaten. Diese Daten bilden die Basis für alle weiteren Prozesse und sind entscheidend für die fortlaufende korrekte Abrechnung und Verwaltung. Dazu gehören unter anderem:

• Personaldaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Beschäftigungsstatus
• Vertragsdaten: Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsvereinbarungen, Arbeitszeitmodelle
• Kundendaten: Firmenname, Ansprechpartner, Kontaktinformationen

Die Übernahme dieser Stammdaten stellt sicher, dass grundlegende Informationen nahtlos weiterverwendet werden können und das neue System sofort einsatzbereit ist.

Warum nur Stammdaten?

Die Entscheidung, sich auf die Stammdaten zu beschränken, basiert auf dem Grundsatz der Datenintegrität und Fehlervermeidung. Stamm- und Grunddaten sind weniger komplex und weniger anfällig für Inkonsistenzen im Vergleich zu transaktionsbasierten Daten oder detaillierten Prozessinformationen. Die Übernahme dieser Kerndaten minimiert das Risiko von Fehlern und sorgt für einen reibungslosen Start mit dem neuen System. Weitere Details zu diesem Ansatz werden in meinem nächsten LinkedIn-Beitrag erläutert.

Unterstützung und Betreuung durch Attina

Ein Softwarewechsel erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch umfassende Betreuung. Wir von Attina stehen Ihnen während des gesamten Prozesses zur Seite, sei es telefonisch oder per Fernwartung. Unser Support-Team sorgt dafür, dass alle offenen Fragen geklärt werden und dass Sie sich jederzeit gut betreut fühlen. Ihre Ansprechpartner bei uns sind stets erreichbar und unterstützen Sie schnell und zuverlässig.

Fazit

Ein gut geplanter Softwarewechsel ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang. Die parallele Nutzung des alten und neuen Systems über eine Übergangsphase ermöglicht es, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Die Fokussierung auf die Übernahme der Mitarbeiter- und Kundenstammdaten gewährleistet die Datenintegrität und erleichtert den Wechsel. Mit der kontinuierlichen Unterstützung von Attina wird der Wechsel so komfortabel und sicher wie möglich gestaltet.